Nicht jede Hochzeitslocation bietet auch eine hauseigene Gastronomie. Deshalb muss separat ein Hochzeits-Catering organisiert werden. Manche Locations haben zwar Partner-Caterer, die man wählen kann oder muss. Aber gerade, wenn man bei der Caterer-Wahl frei entscheiden kann und ein besonderes Hochzeitsessen geplant hat, kann es hilfreich sein, zu erfahren, was bei der Suche nach einem passenden Hochzeits-Caterer wichtig ist. Um euch Tipps mit auf den Weg zu geben haben wir alles zusammen gesammelt, was bei einem Hochzeits-Catering zu beachten ist. Welche Absprachen mit der Hochzeitslocation nötig sind, welche Fragen ihr mit dem jeweiligen Caterer besprechen solltet und welche Kosten euch mit einem externen Caterer erwarten könnten, könnt ihr jetzt nachlesen.

Absprache mit Hochzeitslocation

Zu allererst solltet ihr bei eurer Hochzeitslocation nachfragen, ob ein externer Caterer überhaupt möglich ist oder ob sie einen eigenen Catering Service anbieten. Manche Locations haben Catering-Partner, die man ggf. in Anspruch nehmen MUSS. Klärt das also vor der Suche nach einem Caterer ab.

Hochzeits-Catering Absprache mit Hochzeitslocation
Besprecht mit der Hochzeitslocation, ob ein externer Caterer in Frage kommt ©Hrytsiv Oleksandr/Shutterstock.com

Suche nach passendem Hochzeits-Catering

Bei der Suche nach einem passenden Caterer auf den ersten Eindruck im Internet achten. Sieht die Website ansprechend aus? Ist die Website aktuell? Gibt es Kundenrezensionen? Wie fallen die Bewertungen aus?

Statt im Internet nach einem Caterer zu suchen könnt ihr auch Hochzeitsmessen besuchen. So steht man direkt mit dem Dienstleister in Kontakt, kann sich kennenlernen und sich ein Bild von den Leuten machen. Im Idealfall kann man Häppchen probieren.

Die beste Variante, um einen passenden Caterer zu finden ist über Freunde und Bekannte Empfehlungen nachzugehen. Da kennt man direkt die Erfahrungswerte und eine ehrliche Meinung. Fragt deshalb auch sehr gern mal im Umfeld nach, ob jemand jemanden kennt.

Eine weitere Möglichkeit ist andere Dienstleister, die man für die Hochzeit schon hat, nach Empfehlungen zu fragen. Dienstleister kennen sich untereinander und vielleicht hat beispielsweise euer Hochzeits-DJ eine Adresse für euch. Auch die Locations selbst kennen natürlich Caterer, die bereits in ihren Räumen Hochzeiten versorgt haben. Je nachdem wen ihr fragen könnt und wollt, solltet ihr nach Empfehlungen fragen. Gleiches gilt natürlich auch für andere Dienstleistungen. Wenn euer Trauredner zum Beispiel einen Zeremonienmeister kennt, dann ist das ideal und erspart euch die Suche nach einem. Schön ist auch, wenn sich Dienstleister auf einer Hochzeit untereinander kennen. Das lockert die Atmosphäre auf.

Hochzeits-Catering Checkliste
Hochzeits-Catering Checkliste erstellen ©Shebeko/Shutterstock.com

Hochzeits-Catering planen

Wenn ihr dann einen Caterer für eure Hochzeit gefunden habt, müsst ihr mit ihm genau besprechen was ihr wünscht, wann, wie und wo alles stattfindet, wie die Räumlichkeiten sind und so weiter. Natürlich ist es sinnvoll, wenn ihr schon eine grobe Vorstellung davon habt, wie ihr euch eure Hochzeit vorstellt und was das Thema der Hochzeit werden soll. Dementsprechend sucht ihr euch natürlich eine gehobene Cateringfirma aus, wenn ihr eine besonders elegante Hochzeit feiern möchtet. Sollte ein BBQ Grillmenü für eine Boho Hochzeit im Freien geplant sein, dann gibt es auch entsprechend für dieses Themas passende Caterer. Damit ihr auf die Planung und die Gespräche mit dem Catering Service gut vorbereitet seid und genau wisst, was wichtig ist, haben wir euch eine Checkliste erstellt.

Checkliste Hochzeits-Catering

  1. Gebt dem Caterer alle Informationen die er braucht. Das Hochzeitsdatum, ein grober Ablaufplan, eure Namen und Kontaktdaten, die Gästeanzahl und natürlich den Ort, die Hochzeitslocation.
  2. Besprecht das Hochzeitskonzept und ob es ein Menü oder Buffet werden soll. Es gibt auch das Flying Buffet. Dabei werden ausgewählte Speisen an den Tisch gebracht, wovon sich die Gäste pro Tisch nehmen können.
  3. Soll neben dem Hochzeitsessen noch etwas anderes zubereitet werden? Zum Beispiel könnte der Caterer auch die Canapés für einen Sektempfang übernehmen, eine Mitternachtssuppe anrichten oder Snacks, wie eine Käseplatte für die Salty Bar zubereiten.
  4. Besprecht, ob der Caterer die Speisen nur liefern soll und das Personal der Hochzeitslocation für den Service zuständig ist oder ob ihr auch den Service des Caterers in Anspruch nehmen möchtet.
  5. Klärt mit der Location ab, ob Spirituosen und Weine zur Verfügung stehen oder ob ihr diese extern organisieren müsst.
  6. Überlegt bezüglich der Getränke, ob ihr eine Pauschale bucht oder nach Verbrauch zahlt. Gleiches gilt für den Service. Bedenkt, dass ein Nachtzuschlag berechnet werden könnte. Tipp zu versteckten Kosten findet ihr hier: Versteckte Kosten
  7. Wer kümmert sich um das Gedeck? Klärt mit der Location ab, ob sie euch Tischdecken, Servietten, Geschirr, Besteck, Gläser und was ihr so braucht zur Verfügung stellen oder ob ihr das vom Caterer bzw. extern organisieren müsst.
  8. Wenn sich alles geklärt hat vergesst nicht dem Catering Service einen Tagesablauf zukommen zu lassen. Solltet ihr euch für ein Menü entschieden haben und Gastbeiträge zwischen den Gängen geplant haben, dann besprecht das mit dem Caterer.

Um all das zu besprechen solltet ihr einen Beratungstermin mit dem Caterer vereinbaren. Lasst euch bei einem solchen Gespräch ein unverbindliches Angebot machen. Wenn ihr euch mehrere Angebote einholen wollt, dann ist das eine sehr gute Idee. Geht nicht voreilig auf ein Angebot ein, sondern lasst euch das ruhig nochmal durch den Kopf gehen. Vergesst nicht, die jeweiligen Caterer auch nach Anzahlungs- und Stornierungsbedingungen zu fragen.

Hochzeits-Catering externer Caterer
Fragt beim Caterer auch nach den Vertragsbedingungen ©Stefano Viola/Shutterstock.com

Hochzeitstorte in der Location lagern

Bezüglich der Hochzeitstorte ist es wichtig, dass mit der Location abgeklärt ist, ob es eine Möglichkeit gibt die Hochzeitstorte kühl zu lagern. Wenn ein Kühlhaus vorhanden ist, wäre das optimal. Achtet darauf, dass der Kühlschrank groß genug ist, falls eure Hochzeitstorte mehrstöckig ist. Fragt auch in der Location nach, welche Kosten euch erwarten, um die Hochzeitstorte zu servieren. Manche Locations berechnen euch pro Person 2-3 Euro, die für Teller, Besteck etc. gedacht sind. Das nennt sich Tellergeld. In dem Artikel Versteckte Kosten bei den Hochzeitslocations könnt ihr das nochmal genauer nachlesen.

Hochzeitstorte Hochzeitslocation ohne Küche
Könnt ihr in eurer Hochzeitslocation die Hochzeitstorte kühl lagern? ©Melnikov Sergey/Shutterstock.com

Probeessen des Hochzeits-Catering

Auch wenn eure Hochzeitslocation keine hauseigene Gastronomie hat fällt das Probeessen nicht flach. Ihr könnt bei eurem Catering Service auch ein Probeessen machen. Und das solltet ihr auch unbedingt, um euch von dem Geschmack der Speisen zu überzeugen. Alles zum Thema Probeessen und was ihr dabei beachten solltet findet ihr hier: Probeessen in der Location

Gäste nach Unverträglichkeiten fragen

Zu guter Letzt möchten wir euch den Tipp geben, in den Einladungskarten eure Gäste darauf hinzuweisen, wenn sie irgendwelche Unverträglichkeiten haben, sie euch mitzuteilen. Auch wenn Vegetarier oder Veganer unter euren Gästen sind, wäre es gut, wenn ihr das dem Caterer mitteilen könnt. Auf den Antwortkärtchen oder auf separaten Kärtchen könnt ihr das Ganze als Ankreuzmöglichkeit auflisten. Auch wie viele Kinder auf eurer Hochzeit sein werden solltet ihr in Erfahrung bringen, damit ein Kindermenü geplant werden kann.

Hochzeits-Catering Probeessen
Vereinbart unbedingt vorher ein Probessen bei dem Hochzeits-Caterer ©Alexander Shunevich/Shutterstock.com

Wir hoffen, dass wir euch mit diesen Tipps zum Hochzeits-Catering weiterhelfen konnten. Eine Hochzeit in einer Hochzeitslocation ohne eigene Gastronomie zu feiern bedeutet natürlich ein bisschen mehr Aufwand, weil man sich separat noch um das Hochzeitsessen mit einem externen Dienstleister kümmern muss. Aber wenn ihr diese aufgelisteten Punkte bedenkt und die Tipps mit einbezieht, sollte es kein Problem sein das Hochzeits-Catering zu planen.

Weitere hilfreiche Tipps zur Hochzeitsplanung:

Zusätzliche Kosten bei Dienstleistern: Darauf solltet ihr achten!

Hochzeitslocation: Welche Hochzeitslocation passt zu uns?

DIY Locationscout

Vegane Hochzeit: Das müsst ihr wissen!

Wir wünschen euch ganz viel Spaß in der Hochzeitsplanung!

Eure Carina & Bella 🙂

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