Hallo ihr Lieben und willkommen zurück auf meinem Blog. In diesem Artikel möchte ich mal ganz hinten anfangen. Und zwar mit dem Ende der Hochzeitsplanung: Wie schließt man eigentlich die Hochzeitsplanung richtig ab?

Ich habe bereits einen Blogbeitrag über das Thema “Mit diesen 6 Schritten beginnt ihr die Hochzeitsplanung” veröffentlicht. Solltet ihr also am Anfang der Planung stehen, dann lest euch unbedingt diesen Artikel durch, um richtig zu starten.

Kommen wir aber nun zu den Punkten, die ihr am Ende der Hochzeitsplanung auf keinen Fall vergessen dürft. Sie sind nicht nur für eure Planung sondern auch teilweise für die Planungs aller Beteiligten wie z. B. der Dienstleister sehr wichtig.

Tagesplan am Ende der Hochzeitsplanung überarbeiten

Zeitplan für den Hochzeitstag Tipps
Teilt den Tagesplan mit eurer Location und allen Dienstleistern, die am Tag anwesend sein werden. ©Chubbychii/Shutterstock.com

Die erste der letzten Aufgaben am Ende der Hochzeitsplanung ist die Überarbeitung des Tagesplans. Während der Planung habt ihr bestimmt schon einen groben Ablauf geschrieben, doch jetzt gilt es diesen zu konkretisieren und zu finalisieren. Ein Tagesplan bringt Struktur in den Tag und sagt aus wer wann wo sein muss. Es ist super wichtig, dass jeder Dienstleister und auch die Location euren finalen Tagesplan erhält.

Denn die Location weiß dann, wann ihr z. B. aus der Kirche kommt und wann dementsprechend der Sektempfang vorbereitet werden muss. Genauso weiß dann der Fotograf wie viel Zeit er für eventuelle Gruppenfotos hat bevor das Dinner startet.

Liste mit allen Dienstleistern

Meine Empfehlung für euch ist eine Liste mit den Kontaktdaten (E-Mail Adresse und Telefonnummer) aller Dienstleister zu erstellen – auch von denjenigen, die am Hochzeitstag nicht anwesend sind (z. B. Papeterie oder Brautmode). Solch eine Liste könnt ihr auch schon zu Beginn der Planung verfassen, um einen Überblick der bereits gebuchten oder noch zu buchenden Service Partnern zu haben.

Diese Liste mit allen Kontaktdaten bleibt aber nicht bei euch, sondern sie geht am Ende der Hochzeitsplanung an die Person raus, die den Tag koordiniert und für die To-Do’s im Hintergrund verantwortlich ist. In der Regel ist diese Person der Zeremonienmeister.
Wieso ein Zeremonienmeister auf keiner Hochzeit fehlen darf, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Zeremonienmeister – Was ist das und braucht man das überhaupt?

Die Liste könnt ihr auch super am Ende des Tagesplans einfügen. So hat auch jeder Dienstleister eine Übersicht aller Beteiligten.

Dienstleister abtelefonieren

Die wichtigste Aufgabe mit der oben genannten Liste ist folgende: Circa 1 Woche vor der Hochzeit (ich erkläre euch gleich wieso nicht schon früher) telefoniert ihr mit jedem einzelnen Dienstleister, vor allem mit denjenigen, die am Tag vor Ort sein werden. Sprecht mit ihnen am Ende der Hochzeitsplanung die letzten Details ab, geht gemeinsam den Tagesplan durch und lasst euch die Ankunftszeit bestätigen.

Die meisten Dienstleister planen in der Hauptsaison der Hochzeiten von Woche zu Woche. Teilweise betreut der Fotograf oder DJ sogar 2 Hochzeiten an einem Wochenende. Um hier nicht für Verwirrung zu sorgen, ist es den meisten daher am liebsten auch erst in der Woche der jeweiligen Hochzeit die finalen Abstimmungen zu treffen. Natürlich ist es von Dienstleister zu Dienstleister auch unterschiedlich – fragt das auch gerne bei Bedarf nach 🙂

Wichtig ist auf jeden Fall, DASS ihr die oben genannten Punkte mit ihnen kurz vor der Hochzeit besprecht.

Finale Gästeanzahl durchgeben

Gästeliste Hochzeitsplanung
Circa 3 bis 4 Tage vor der Hochzeit solltet ihr eurer Location eine verbindliche Gästeanzahl mitteilen ©OksanaB/Shutterstock.com

Für die restliche Zeit der Planung ist es vor allem für die Location wichtig zu wissen, mit welcher finalen Gästeanzahl zu rechnen ist. Dementsprechend richten sie ihren Einkauf und die Bestuhlung danach. Die meisten Locations haben eine feste Regelung bis wann sie eine verbindliche Info von euch benötigen (meist 3 – 4 Tage vorher).

Ablauf gedanklich durchgehen

In der letzten Planungsphase empfehle ich euch, euren finalisierten Tagesplan gedanklich nochmal durchzugehen. Tut dies am besten gemeinsam! Überlegt was ihr vergessen haben könntet und was euch für einen perfekten Hochzeitstag wichtig ist.

Ich empfehle euch auch sehr, am Ende der Planung nochmal in der Location den Ablauf durchzugehen. So könnt ihr euch den Tag noch besser vorstellen und es kommen eventuell noch wichtige Fragen auf, die geklärt werden müssen. Am besten vereinbart ihr am Ende der Hochzeitsplanung nochmal einen Termin mit eurem Ansprechpartner der Location, sodass auch er/sie auf den neusten Stand gebracht wird und über eure Vorstellungen und Wünsche Bescheid weiß.

Letzte Besorgungen 1 Woche vorher abschließen

  • Notfallkörbchen,
  • Tischnummern,
  • Wedding Wands,
  • Freudentränen
Gastgeschenke Besorgungen Hochzeitsplanung
Kleine Besorgungen wie z. B. Gastgeschenke sollten so früh wie möglich erledigt werden. ©Shunevych Serhii/Shutterstock.com

…zum Ende der Hochzeitsplanung hin fallen sehr viele kleine Besorgungen an. Neben Tagesplan schreiben, Dienstleister abtelefonieren, Friseurbesuch etc. sorgt es für zusätzlichen Stress. Daher hier mein Tipp an euch: Versucht die letzten kleineren Besorgungen bereits so früh wie möglich zu erledigen. Am allerbesten schließt ihr sie 1 Woche vorher ab. Solltet ihr euch später darum kümmern, berücksichtigt die Öffnungszeiten der Geschäfte, eventuelle Feiertage, Feierabendverkehr auf der Straße oder Lieferzeiten.

Am stressfreisten ist es aber einfach, so früh wie möglich mit den Besorgungen abzuschließen und euch zum Ende der Hochzeitsplanung mit allen anderen Aufgaben zu beschäftigen.

 

Ich hoffe euch hat dieser Blogbeitrag für euer Ende der Hochzeitsplanung weitergeholfen. Am allerwichtigsten ist letztendlich, dass ihr den großen Tag in vollen Zügen genießen könnt. Dies setzt natürlich auch eine ordentliche Planung voraus.

Solltet ihr das Bedürfnis haben, einen Profi über eure Planung drüberschauen zu lassen, sodass ihr ruhigen Gewissens den Tag auf euch zukommen lassen könnt, dann kontaktiert mich gerne.

Ich stehe euch sehr gerne zur Verfügung und freue mich, von euch zu hören! 🙂

Alles Liebe

Eure Carina

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