12 Tipps die Traumlocation für die Hochzeit zu finden – So geht’s!

Hallo ihr Lieben und willkommen zurück auf meinem Blog. Um die Traumlocation für eure Hochzeit zu finden, möchte ich euch erklären, welche Faktoren dabei wichtig sind und wie ihr die Suche nach der Traumlocation beginnen solltet.

Setzt euch am Anfang der Planung zusammen und überlegt euch gemeinsam, wie eure Traumhochzeit aussehen soll. Ihr werdet merken, dass es viele verschiedene Locations gibt und je nach Geschmack den Stil eurer Hochzeit ausmachen kann. Es gibt Scheunen, Schlösser, Hotels, Weingüter und weitere unzählige Arten von Locations. Bei eurer Überlegung solltet ihr feststellen, auf welche Eigenschaften es euch ankommt. Bestimmt also den groben Rahmen eurer Hochzeit, um dann gezielt nach eurer Traumlocation zu suchen.

Traumlocation finden

In einem anderen Blogbeitrag habe ich euch zusammengefasst, was ihr vor der Locationsuche noch unbedingt machen solltet, um Inspirationen zu sammeln. So könnt ihr besser herausfinden, wie eure Traumlocation aussehen soll.  Wie ihr am besten Inspirationen sammelt könnt ihr hier nachlesen: Locationsuche am Anfang der Planung? Diese 3 Schritte DAVOR sind wichtig!

Ihr solltet euch folgende Fragen stellen:

• Wie stellen wir uns unsere Traumlocation vor?
• Was passt zu uns?
• Wo fühlen wir uns wohl?
• Wie viele Gäste werden wir haben?
• Brauchen wir Übernachtungsmöglichkeiten?
• Wie weit darf die Location entfernt sein?
• Wie viel darf die Location kosten?

Als nächstes könnt ihr euch in der Umgebung in der ihr eure Hochzeitsfeier machen möchtet umschauen, welche Locations es gibt. Da nicht jede Art in unmittelbarer Nähe ist, solltet ihr euch im Voraus auch überlegen, wie weit die Location von eurem Wohnort entfernt sein darf und ob ihr für eure Gäste Übernachtungsmöglichkeiten anbieten müsst. Hierfür müsstet ihr dann außerdem schauen, dass es Hotels in der Nähe gibt.

Bei der Besichtigung der Locations solltet ihr nicht nur die nötigen Konditionen klären, sondern auch nach versteckten Kosten fragen. Versteckte Kosten können ein Nachtzuschlag für den Service oder ein Tellergeld sein und erstmal nicht in der Preisliste ersichtlich sein.

Über die notwendigen Konditionen wisst ihr immer mehr, wenn ihr euch schon im Voraus Gedanken gemacht habt, wie ungefähr euer Programm aussehen wird und welche Highlights ihr geplant habt. Das kann eine Band sein, die den Abend musikalisch begleiten soll, das kann eine große Tanzfläche sein, ein separater Raum für das Buffet, ein Feuerwerk im Außenbereich und vieles mehr.

Art der Location

1. Locations mit Hochzeitsservice

Es gibt fast überall wunderschöne Schlösser, die sehr prunkvoll sind und eine märchenhafte Atmosphäre bieten. Auch sehr beliebt sind Scheunen, die sich toll dekorieren lassen und einen guten Kontrast zwischen der rustikalen Holzoptik und den feinen Blumenarrangements und heller Tischdekoration bieten. Außerdem gibt es viele moderne Hotels, die Räumlichkeiten für große Feiern zur Verfügung haben. Der Vorteil dabei ist, dass gleichzeitig Übernachtungsmöglichkeiten bestehen und in der Regel haben die Hotels eine hauseigene Gastronomie. Das erspart euch, einen externen Caterer zu engagieren.

Das heißt aber nicht, dass eine Scheune, ein Weingut oder ein Schloss das nicht hat. Oftmals haben auch diese, wenn sie große Feiern ausrichten, ein Restaurant oder ein Partnerrestaurant zur Verfügung. Wollt ihr allerdings auf einer freien Wiese, unter freiem Himmel bzw. in einem Zelt heiraten, solltet ihr darauf achten, dass ihr keinen allzu hohen Mehraufwand habt, um die Location in eine Traumlocation zu verwandeln. Mittlerweile gibt es aber auch Wiesen die speziell für Hochzeiten angeboten werden und deren Anbieter einen gewissen Service leisten.

Bei einer Trauung unter freiem Himmel empfehle ich immer eine Schlecht-Wetter-Alternative einzuplanen, denn auf das Wetter in Deutschland kann man sich nie hundertprozentig verlassen. Tipps hierzu findet ihr in meinem Blogbeitrag “Planungsfehler: So könnt ihr sie vermeiden!”.

Jede Location bietet andere Vor-und Nachteile. Die einen haben einen Außenbereich, der euch einen großzügigen Garten zur Verfügung stellt, andere sind riesig groß und bieten viel Platz für Gäste, wieder andere, wie Schlösser, sind unglaublich romantisch mit ihrer Historik und den verspielten Elementen ihrer Zeit.

2. Location ohne Hochzeitsservice

Solltet ihr euch dafür entscheiden in einem Gemeindehaus in eurer Heimat oder Ähnliches zu feiern, habe ich auch einige Tipps für euch, worauf ihr achten könnt, um daraus eine Traumlocation zu machen. Zum einen ist es wichtig, dass alle Voraussetzungen für eure Bedürfnisse erfüllt werden. Das heißt, wenn ihr zum Beispiel eine Band spielen lasst, müsst ihr darauf achten, dass die notwendige Stromversorgung vorhanden ist und gegebenenfalls eine Bühne aufgebaut werden kann. Der Aufbau eines DJ-Pults gestaltet sich leichter und ein professioneller DJ hat meist das Equipment, das er benötigt dabei. Bei lauter Musik solltet ihr generell darauf achten, dass die Nachbarn informiert sind, damit keine Beschwere auf euch zukommt und die Hochzeit ungestört bleibt.

Wichtig ist auch, dass der Raum, in dem das Catering vorbereitet wird, einen eigenen Eingang hat. Die Küche sollte nicht erst durch den Saal, in dem ihr feiert zugänglich sein und sie sollte mit einer Tür abgetrennt sein, damit die Vorgänge in der Küche nicht in den Raum der Feier eindringen.

Mit dem Catering-Service solltet ihr außerdem die Räumlichkeit absprechen, falls diese unbekannt ist. Wenn ihr zum Beispiel in einem Obergeschoss feiert, muss es dem Caterer möglich sein dieses mit einem Aufzug zu erreichen, um euer Menü und die Getränke hinauf zu bringen.

Für eure Hochzeitstorte solltet ihr ebenfalls abklären, ob die Küche ein Kühlfach hat, welches groß genug ist und auf die optimale Temperatur eingestellt werden kann.

Als Braut solltet ihr euch bewusst sein, dass es sich mit einem Kleid aus viel Tüll und Schleppe schwierig gestalten kann hoch und runter zu laufen, wenn es keinen Aufzug gibt. Toiletten sind also in der gleichen Etage wie der Saal in dem gefeiert wird von Vorteil.

Anzahl der Gäste

Natürlich spielt auch die Gästeanzahl eine Rolle bei der Locationsuche. Deshalb solltet ihr am Anfang der Planung eine erste Gästeliste erstellen und gezielt mit dieser Personenanzahl Locations anfragen. Achtet darauf, dass ihr Erwachsene und Kinder getrennt zählt und das ihr euch selbst nicht auf der Gästeliste vergesst. Je nach Location und Alter der Kinder gibt es für Kinder einen reduzierten Preis.

Je nachdem in welchem Rahmen ihr eure Hochzeit feiert, habt ihr Locations zur Auswahl. Umso mehr Gäste, desto schwieriger gestaltet sich die Suche nach der Traumlocation. Ich würde sagen, bei bis zu 80 Gästen habt ihr eine sehr große Auswahl an Locations. Vor allem Hotels haben eine hohe Kapazität, was den Platz betrifft. Bei einer Trauung unter freiem Himmel auf einer abgelegenen Wiese seid ihr bei der Gästeanzahl meistens uneingeschränkt.

Hochzeitstermin

Zu guter Letzt muss noch der Hochzeitstermin stimmen. Habt ihr einen bestimmten Termin oder einen groben Zeitraum? Zu welcher Jahreszeit möchtet ihr heiraten? Je nach Jahreszeit bieten Locations die passenden Vorzüge. Bei einer spät herbstlichen oder winterlichen Hochzeit spielt es vielleicht keine Rolle, ob die Location einen Außenbereich mit Garten hat. Viel wichtiger hingegen ist, ob die Räumlichkeit der Anzahl der Gäste entspricht und zum Beispiel gut beheizbar ist. Bei einer sommerlichen Hochzeit ist ganz im Gegenteil wichtig, dass es in der Location nicht zu warm und stickig wird. Deshalb solltet ihr auch die Jahreszeit bei der Wahl der Traumlocation beachten, in der ihr heiraten möchtet.

1. Flexibler Termin

Mehr Locations stehen euch zur Auswahl, wenn ihr euch noch nicht auf ein spezielles Datum festgelegt habt. Seid ihr terminlich noch offen, könnt ihr die Locations vorerst mit einem Zeitraum von zum Beispiel August/September anfragen. Wenn euch der Wochentag wichtig ist, könnt ihr diesen beifügen. Bedenkt aber auch, dass es üblich ist samstags zu heiraten und dieser Wochentag daher nicht nur schnell nicht mehr verfügbar ist, sondern meist auch teurer ist. Ich empfehle euch daher auch andere Wochentage in Erwägung zu ziehen, sofern es euch möglich ist. So kommt ihr definitiv schneller an eure Traumlocation heran.

2. Große Events berücksichtigen

Bei eurer Terminwahl empfehle ich euch große Events wie zum Beispiel die Fußball-WM 2018 zu berücksichtigen. Heiratet ihr nämlich an einem Samstag, an dem auch ein WM-Spiel der deutschen Nationalmannschaft stattfindet, kann in der Umgebung viel los sein. Es kann euch passieren, dass es zum Beispiel in einer Kneipe nebenan sehr laut wird oder das fußballbegeisterte Gäste anfangen auf dem Handy das Spiel zu verfolgen. Damit euch das nicht passiert und ihr der Mittelpunkt an eurem Tag bleibt, verlegt eure Hochzeit zu Zeiten der Weltmeisterschaft lieber auf einen fußballfreien Tag.

3. Typisches Hochzeitsdatum

Wenn ihr ein typisches Hochzeitsdatum wie dem 18.08.2018 oder 09.09.2019 wählen solltet, ist es wichtig, dass ihr früh genug mit der Suche und dem Anfragen beginnt und nicht zu lange bis zur Reservierung wartet. Solche Daten können nämlich sehr schnell vergeben sein, vor allem in Traumlocations. Ich empfehle euch mindestens ein Jahr vor dem gewählten Termin mit der Suche zu beginnen.

Fragen an die Location

Alles in allem solltet ihr sowohl auf das äußere Erscheinen der Location wert legen, denn ihr möchtet euch ja auch draußen wohl fühlen, wenn ihr bei der Location ankommt, Gäste empfangt und eventuell ein Fotoshooting macht. Aber gleichzeitig ist es auch wichtig auf den Service, den die Location euch bietet zu achten, um euer Programm umsetzen zu können.

Damit ihr bei den Locationbesichtigungen wisst welche Fragen ihr an die Location stellen solltet, um herauszufinden, ob diese Location die richtige für eure Hochzeit ist, habe ich die wichtigsten Fragen, die ihr stellen solltet, erklärt. Folgende Fragen solltet ihr vor Abschluss des Vertrages unbedingt der jeweiligen Location gestellt haben:

1. Gibt es eine Sperrstunde und einen Nachtzuschlag?

Bei manchen Locations zahlt man ab einer bestimmten Uhrzeit, meistens ab 24 Uhr oder 1 Uhr, einen Nachtzuschlag. Das kann eine Pauschale für die Miete, das Personal, die Bereitstellung des Mobiliars sein. Manchmal ist es so, dass man pro Kellner einen bestimmten Betrag zu zahlen hat. Deshalb solltet ihr das in der Planung berücksichtigen und mit der Location abklären, wie sie dies handhabt.

Zu diesem Thema gehört dazu, dass es Locations mit einer Sperrstunde gibt. Das heißt, zu  einer bestimmten Uhrzeit muss die Veranstaltung offiziell vorbei sein. Gründe dafür können sein, dass es in unmittelbarer Nähe Nachbarn gibt, die nicht gestört werden sollen oder das Personal nur bis zu einer bestimmten Uhrzeit arbeitet. Wenn es für euch persönlich wichtig ist, dass ihr bis die Vögel wieder zwitschern mit lauter Musik durchfeiern könnt, solltet ihr euch auch unbedingt in dieser Hinsicht bei eurer potenziellen Location informieren, ob es eine Sperrstunde gibt bzw. wie die Regelungen in dieser Location dafür wären.

2. Wie ist die Parkplatzsituation?

Je nachdem, wie eure Hochzeitslocation zu erreichen ist und mit welchen Verkehrsmitteln eure Hochzeitsgäste anreisen werden, ist es wichtig, sich über die Erreichbarkeit der Location zu informieren. Wenn ihr reichlich Parkplätze benötigt, solltet ihr abklären, wie viele Parkplätze die Location zur Verfügung hat, wie viel die eventuell kosten, falls sie kostenpflichtig sind und welche Alternativen es in unmittelbarer Umgebung gibt, um zu parken. Sollten eure Gäste mit den öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen, ist es wichtig zu wissen, wie weit entfernt der Bahnhof bzw. Bushaltestellen sind.

Wenn die Location eher schwierig mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist, solltet ihr gegebenenfalls einen Shuttle einrichten. Dieser muss nicht professionell sein. Es reicht aus, wenn ihr jemanden, der nicht Gast auf eurer Hochzeit ist, dazu engagiert eure Hochzeitsgäste zur Location zu bringen. Ihr könnt allerdings auch Fahrgemeinschaften organisieren, was sicher auch günstiger ist. Ein paar eurer Gäste, wahrscheinlich die engere Verwandtschaft, könnten auf dem Weg zur Location ein paar weitere Gäste mitzunehmen.

3. Wird unsere Hochzeit die einzige Veranstaltung an diesem Tag sein?

Es ist nie schön, wenn parallel zur eigenen Hochzeit noch eine zweite Hochzeit in der gleichen Location stattfindet. Es kann passieren, dass man sich begegnet, die Sanitärräume teilen muss oder auch bei der Organisation vor Ort etwas vertauscht wird. Das wäre wirklich nichts für die Nerven! Deshalb informiert euch bei eurer Location, ob eure Hochzeit an diesem Tag die einzige Veranstaltung ist, die stattfindet. Wenn die Location natürlich groß genug ist und nicht Wand an Wand gefeiert wird, sieht die Lage schon anders aus. Ihr sollet für euch persönlich abklären, ob ihr das in Ordnung finden würdet, wenn parallel eine zweite Hochzeit an eurem Tag in der Location stattfindet.

4. In welcher Art kann das Hochzeitsessen serviert werden?

Es gibt Locations in denen das Hochzeitsessen ausschließlich als Menü oder als Buffet angeboten wird. Nicht in allen Locations ist beides möglich. Bevor ihr euch für eine Location entscheidet, solltet ihr euch deshalb vorab einmal Gedanken gemacht haben, wie ihr das Hochzeitsessen serviert möchtet.  Anschließend könnt ihr abklären, ob euer Wunsch in der Location angeboten bzw. umgesetzt werden kann. Ihr solltet euch auch vorab Menüvorschläge und Speisekarten der Location ansehen, um festzustellen, ob die angebotenen Gerichte und allgemein die Küche der Location eurem Geschmack entspricht.

5. Müssen Zimmer belegt werden?

Bei manchen Locations ist es so, dass das Brautpaar eine Mindestanzahl an Zimmern belegen MUSS, ohne dass sie benötigt werden. Das heißt, selbst wenn die Zimmer nicht von euch oder Gästen in Anspruch genommen werden, müssen sie bezahlt werden. Manche Locations sind in der Hinsicht flexibel und manche weniger flexibel. Deshalb solltet ihr einfach nachfragen, wie die Situation in eurem Fall aussieht. Ihr könnt das verhandeln und vielleicht kann sich darauf geeinigt werden, dass ihr nur so viele Zimmer zahlen müsst, die ihr auch selbst für eure Gäste braucht.

Alle diese Punkte, die eventuell zu versteckten Kosten führen können sollten unbedingt für den Budgetplan berücksichtigt werden. Informiert euch deshalb gründlich bei den Locations, die ihr anfragt oder besichtigt. So bleiben euch am Ende unerwartete Kosten erspart. Die ein oder andere Locationbesichtigung könnt ihr euch auch sparen und euch so nur auf die Locations konzentrieren, die euren Erwartungen entsprechen und in denen sich all eure Wünsche umsetzen lassen.

In meinem Youtube Video gehe ich nochmal auf die einzelnen Punkte ein:

https://youtu.be/_QhG0UQO1DE

Ich wünsche euch ganz viel Spaß und Glück bei der Suche nach eurer Traumlocation!

Solltet ihr noch vergeblich auf der Suche nach eurer Traumlocation sein und eine Empfehlung benötigen, könnt ihr mich gern kontaktieren. Ein erstes Beratungsgespräch ist immer kostenlos.

In meinen Blogbeiträgen Außergewöhnliche Hochzeitslocation: Top 10 in Frankfurt und Umgebung und Scheunenhochzeit: TOP 10 der Scheunen in Frankfurt und Umgebung findet ihr meine Top 10 der außergewöhnlichen Hochzeitslocations und Scheunen in Frankfurt und dem ganzen Rhein Main Gebiet.

Bei Interesse könnt ihr mich als Locationscout  buchen. Das bedeutet, dass ich euch unter die Arme greife und eure Traumlocation vermittle, ihr eure Hochzeit aber dennoch selbst planen könnt, wenn ihr das möchtet.

Ich freue mich auf euch!

Eure Carina