Hochzeitstag Zeitplan: Die 5 wichtigsten Tipps!

Hallo ihr Lieben und willkommen zurück auf meinem Blog. In der Brides-To-Be-Whatsappgruppe des Rhein Main Gebietes stoßen die Bräute häufig auf das Thema “der optimale Hochzeitstag Zeitplan” und beraten sich gegenseitig.

Hochzeitstag Zeitplan erstellen

Auch ich habe den Bräuten professionelle Tipps bezüglich des Zeitplan für den Hochzeitstag mit auf den Weg gegeben und möchte die auch mit euch teilen. 🙂

Zuerst muss man sagen, dass jede Hochzeit anders aussieht. Der komplette Ablauf der Hochzeit hängt von vielen Faktoren ab. Es kommt darauf an wo die Hochzeit stattfindet, wann die Hochzeit anfängt, wie viele Gäste eingeladen sind, was für ein Programm geplant ist und vieles mehr.

Deshalb kann man nicht pauschalisieren, welcher Tagesablauf fehlerfrei ist und für einen reibungslosen Tag sorgt.

Es kann auch immer aus den verschiedensten Gründen passieren, dass sich bei dem geplanten Ablauf etwas verschiebt. Da möchte ich euch aber schon jetzt beruhigen und darauf vorbereiten, dass es immer zu Verschiebungen kommt und man das auch nicht strikt unter Kontrolle haben kann.

Aber um dem entgegenzuwirken und das beste beim Hochzeitstagesplan rauszuholen möchte ich euch jetzt die fünf wichtigsten Tipps mit auf den Weg geben:

Zeitplan vom Hochzeitstag immer mit den Dienstleistern absprechen

Es ist ganz wichtig, dass ihr euren Zeitplan immer mit all euren Hochzeitsdienstleistern absprecht. So wissen sie genau, wann was stattfindet, wann sie mit ihrer Dienstleistung gefragt sind und wie viel Zeit sie für einen notwendigen Aufbau einplanen müssen.

Beispielsweise ist es für den DJ oder die Band wichtig, um wie viel Uhr die Party anfangen soll, damit sie wissen zu welcher Uhrzeit sie mit dem Aufbau beginnen müssen.

Es beginnt aber auch schon beim Getting Ready mit eurem Friseur und Make-Up-Artisten. Die solltet ihr fragen wie viel Zeit sie für Haare und Make-Up benötigen, um das in euren Zeitplan für den Hochzeitstag zu berücksichtigen.

Ihr solltet hier aber darauf achten, dass ihr die Punkte nicht strikt aneinander reiht, sondern kleine Zeitpuffer einplant. Zum einen falls etwas dazwischen kommt und zum anderen, damit ihr keinen Stress habt und auch noch Zeit für euch habt.

Zeit zum Genießen am Hochzeitstag einplanen

Man macht ja gern nochmal Fotos mit seinen Brautjungfern und Trauzeugen während der Vorbereitung und auch dafür sollte ein bisschen Zeit bleiben. Bedenkt auch mögliche Fahrtzeiten zum Friseur und der Hochzeitslocation.

Bezüglich des Fotoshootings solltet ihr ebenfalls vorab mit dem Fotografen besprechen wie lange das Fotoshooting dauern wird. Dabei kommt es darauf an, ob ihr noch zu einer bestimmten Location fahren möchtet und was für Fotos geplant sind.

Euer Fotograf wird euch sagen können wie lange das Shooting, speziell auf eure Wünsche hin, dauern wird. Auch die Rückfahrt zur Hochzeitslocation muss zeitlich einberechnet werden.

Alle anderen möglichen Hochzeitsdienstleister sollten euch Angaben machen wie lange ihre Show oder Anderes dauert und wie viel Zeit sie für den Aufbau brauchen. Durch ihre Erfahrungswerte können sie euch dabei helfen, den optimalen Zeitplan für den Hochzeitstag zu erstellen.

Bei der Absprache mit den Dienstleistern werdet ihr herausfinden, wann ihr mit den Dienstleistern vor Ort rechnen könnt und ob ihr mit euren Einschätzungen richtig liegt oder an der ein oder anderen Stelle mehr oder weniger Zeit einplanen könnt.

Durch die Absprache werdet ihr euren Hochzeitstag Zeitplan definitiv passender gestalten können. Vor allem Leerläufe können im Voraus vermieden bzw. gefüllt werden.

Locationwechsel und Fahrtzeiten einplanen

Die Trauung dauert in der Regel ungefähr 45 Minuten. Auch hier solltet ihr einen kleinen Zeitpuffer einplanen, falls die Trauung später anfängt oder etwas länger dauert. Daher könnt ihr ruhig eine volle Stunde für die Trauung einplanen.

Falls ihr nach der standesamtlichen, kirchlichen oder freien Trauung die Location wechselt und eine längere Fahrt bis zur Hochzeitslocation habt, solltet ihr die Fahrtzeit in Relation zur Anzahl der Gäste einplanen.

Je nachdem, ob die Beglückwünschung bzw. der Sektempfang direkt nach der Trauung noch vor Ort stattfinden soll, solltet ihr in Relation zur Größe eurer Hochzeitsgesellschaft rechnen.

Umso mehr Gäste ihr habt, desto mehr Zeit solltet ihr für Glückwünsche, Sektempfang und Locationwechsel einplanen. Bedenkt, dass die Fahrt zur Location mit einer Autokolonne länger dauert als normalerweise.

An dieser Stelle kann ich euch noch den Tipp geben den Sektempfang bei einer höheren Gästeanzahl ausgiebiger zu gestalten, das heißt Canapés anzubieten.

Denn umso länger der Sektempfang dauert, desto schneller bekommen die Gäste Hunger, wenn sie an der Location sind.

Je nachdem ob Kaffee und Kuchen eingeplant sind, wann die Hochzeitstorte angeschnitten wird und wie viel Zeit bis zum Hochzeitsessen vergeht, sollten die Gäste beim Sektempfang für ein angenehmeres Gefühl mit Snacks versorgt werden.

Zeit immer in Relation zur Gästeanzahl berechnen

Wie ich schon angemerkt hab, ist es ein großer Vorteil, wenn ihr die Zeit eurer Programmpunkte immer in Relation zur Gästeanzahl berechnet. Umso mehr Gäste, desto mehr Zeit benötigt es.

Zeitpuffer einplanen

Zwischen den Programmpunkten solltet ihr immer 10-15 Minuten als Puffer einplanen. Bei Showacts dienen die Puffer auch als Pausen für die Gäste. Auch für die Braut ist es sinnvoll, um auf Toilette zu gehen (dauert ja bekanntlich mit dem Brautkleid etwas länger 😉 ).

Die Dienstleister brauchen ohnehin ein bisschen Zeit für nötige Auf-und Abbauten zwischendurch. Aber nicht nur die Dienstleistern, sondern auch diejenigen die die Hochzeitsspiele organisieren.

Mit den Zeitpuffern entsteht für euch, eure Gäste und Dienstleister keine Hektik. Vor allem besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit im Hochzeitstag Zeitplan zu bleiben.

Außerdem können eventuell entstehende Lücken so besser mit alternativem und spontanem Programm gefüllt werden. Falls es also mal zu einer Verschiebung kommt, könnt ihr im Voraus geplante Acts oder spontane Gastbeiträge zwischen schieben.

So können die Lücke wieder gefüllt und die Stimmung gehalten werden.

Das wichtigste ist, dass bei den Gästen keine Langeweile aufkommt und sich die freie Zeit zu lange zieht. Falls ihr freie Zeit eingeplant habt, beispielsweise während ihr beim Fotoshooting seid, ist es sinnvoll den Gästen zumindest ein Programm anzubieten, bei dem sie sich untereinander unterhalten können.

Manchmal reicht es schon Gesprächsthemen-Karten auf den Tischen aufzustellen. Auf denen befinden sich dann Themen und Begriffe, die zwar absolut nichts miteinander zu tun haben, aber genau deshalb sehr wahrscheinlich für Gesprächsstoff unter den Gästen sorgen werden. 😀

Falls ihr noch Ideen für euer Hochzeitsprogramm benötigt könnt ihr gern mal bei meinen Blogbeiträgen Entertainment auf der Hochzeit: Ausgefallene Unterhaltungsacts für jeden Geschmack und Hochzeitsbräuche, Hochzeitsspiele, Brautstraußwurf und Alternativen vorbeischauen.

Dort findet ihr eine Menge Ideen für Hochzeitsspiele und Unterhaltungsacts.

Genug Zeit für das Hochzeitsessen einplanen

Bei der Planung der Zeit für das Hochzeitsessen wird sich gern mal verschätzt. Deshalb ist es wichtig zu überlegen wie viel Zeit es in Anspruch nimmt, dass alle Gäste mindestens einmal beim Buffet waren.

Wieder muss in Relation zu der Gästeanzahl geplant werden. Es kommt auch darauf an, ob ihr das Hochzeitsessen als Buffet oder als Menü serviert. Da kann es ebenfalls zeitliche Abweichungen geben.

Tipps zum Thema Hochzeitessen und Vor-und Nachteile von Menü und Buffet könnt ihr in meinem Blogbeitrag Hochzeitsessen – Menü oder Buffet? nachlesen.

Ich hoffe ich konnte euch mit diesen fünf wichtigen Tipps für den Hochzeitstag Zeitplan weiterhelfen!

Zu guter Letzt nochmal der allerwichtigste Tipp:

Stresst euch an eurem Hochzeitstag nicht, wenn der Hochzeitstag Zeitplan nicht strikt eingehalten wird. Das ist ganz normal und passiert bei so gut wie jeder Hochzeit. Wichtig ist, Spaß zu haben und solange ihr und eure Gäste Spaß haben, machen ein paar Verzögerungen nichts aus.

Und wenn es mal zu einer größeren Verzögerung kommt, einfach spontan sein und den Entertainer aus sich rauslassen. 🙂

Ich wünsche euch ganz viel Spaß bei der weiteren Hochzeitsplanung!

Eure Carina