Locationbesichtigung: 26 Fragen, die ihr klären solltet!

Wenn die Locationbesichtigung für die Hochzeit bevorsteht, ist es wichtig gut vorbereitet zu sein. Um die richtige Hochzeitslocation zu finden müsst ihr einige Dinge abfragen. Denn nur so könnt ihr sicher sein, dass ihr eine auf eure Vorstellungen zugeschnittene Hochzeitslocation aussucht. Bei einer Locationbesichtigung werden euch die Räumlichkeiten gezeigt und ihr könnt eurem Ansprechpartner Fragen stellen. Doch welche Fragen sind wichtig? Genau das möchten wir euch in diesem Artikel erklären. Wir möchten aber auch nochmal die Planungspunkte die vor der Locationbesichtigung anstehen, kurz ansprechen. Die Locationsuche beginnt meistens im Internet. Durch die Webseiten und Fotos macht ihr euch ein erstes Bild von der Location.

Checkliste Locationsbesichtigung für die Hochzeit:

1. Wie viele Personen fasst die Location?
2. Passen Größe und Räumlichkeiten generell?
3. Ist die Location gut erreichbar?
4. Gibt es kostenlose Parkplätze?
5. Sind Hotels in der Nähe?
6. Muss bezüglich der Technik und Sicherheit etwas beachtet werden?
7. Ist die Location barrierefrei?
8. Werden Stuhlhussen und Tischdecken zur Verfügung gestellt?
9. Ist bei der Ausstattung alles vorhanden?
10. Sind Wunderkerzen, Konfettikanonen etc. erlaubt?
11. Dürfen die Decken behangen werden?
12. Darf man Wände mit Stoff abhängen?
13. Können wir zwischen Menü und Buffet wählen?
14. Gibt es eine eigene Gastronomie?
15. Ist ein vegetarisches oder veganes Hochzeitsessen möglich?
16. Gibt es Partner-Caterer?
17. Gibt es eine Getränkepauschale oder wird nach Verbrauch abgerechnet?
18. Wird Tellergeld für die Hochzeitstorte berechnet?
19. Können “harte“ Alkoholika von der Karte genommen werden?
20. Besteht die Möglichkeit eine Getränkeliste vorzugeben?
21. Ab wann dürfen wir in die Location um aufzubauen?
22. Gibt es eine Sperrstunde?
23. Wann muss die Hochzeitslocation geräumt verlassen werden?
24. Was kostet die Endreinigung?
25. Gibt es sonstige versteckte Kosten?
26. Wie wird abgerechnet?

Eckdaten bei der Locationbesichtigung abrufen

Sollten die Eckdaten, wie groß die Location ist, wie viele Personen hineinpassen etc. nicht auf der Webseite stehen, dann fragt vor der Terminvereinbarung erst einmal nach. Besonders wichtig ist auch, sich die Bewertungen anzuschauen. Durch die Erfahrungsberichte anderer könnt ihr schon einmal schauen, wie ein Event mit dieser Location so funktioniert. Besprecht vorab auch, ob die Lage der Location passt. Denn wenn sie weiter weg ist benötigt ihr vielleicht auch Übernachtungsmöglichkeiten. Zur Locationbesichtigung selbst geht ihr am besten mit Stift und Papier. So könnt ihr euch Notizen machen und vergesst nichts. Welche Schritte noch vor der Locationsuche passieren sollten, könnt ihr hier nachlesen: Drei Schritte vor der Locationsuche

Passen Grundriss und Größe der Hochzeitslocation?

Bevor ihr eine Locationbesichtigung für die Hochzeit vereinbart, wäre es natürlich super wenn ihr schon mal die Eckdaten der Hochzeitslocation in Erfahrung gebracht habt. Klärt daher per Mail oder telefonisch erst einmal ab, ob die Hochzeitslocation grundsätzlich zu eurem Hochzeitskonzept passt. Dazu gehört, dass die Hochzeitslocation eure Anzahl an Gästen fassen muss. Wichtig ist dabei, dass ihr wisst, ob eure Gästeanzahl von den Sitzplätzen des Dinners her passt. Falls nötig, fragt vorab auch ob die Hochzeitslocation behindertengerecht ist. Ein barrierefreier Weg in die Location und den Saal der Feier, sowie behindertengerechte Toiletten sind hier essentiell.

Es steht nicht alles unmittelbar auf den Webseiten der Hochzeitslocations. Deswegen schadet es nie erstmal die Eckdaten vorab zu erfragen, bevor man eine Locationbesichtigung vereinbart. Bei der Locationbesichtigung für die Hochzeit könnt ihr euch dann ein Bild von dem Grundriss und den Räumlichkeiten der Location machen und schauen, ob euch dieser anspricht und er die Erwartungen erfüllt. Aber selbst wenn ihr die Eckdaten schon kennt, erfragt vor Ort noch einmal alles. So seid ihr sicher, dass ihr euch richtig informiert habt.

Lage der Hochzeitslocation checken

Findet heraus, ob die Location gut erreichbar ist. Vorab könnt ihr das bei Google Maps checken und auf der Fahrt zur Locationbesichtigung euch selbst davon überzeugen. Achtet auch darauf, ob es Parkplätze direkt bei der Location gibt. Fragt bei der Besichtigung auch nochmal nach wie viele Parkplätze es gibt und ob diese kostenlos genutzt werden dürfen. Falls es nur begrenzt Parkplätze gibt oder sogar gar keine dann schaut auch nach wie weit entfernt man parken müsste.

Wenn ihr Übernachtungsmöglichkeiten benötigt und es sich bei der Hochzeitslocation nicht um ein Hotel handelt, findet heraus, ob sich vor Ort oder in der Nähe Hotels befinden. Klärt vorher ab, wie viele Unterkünfte benötigt werden. Selbst wenn es sich bei der Hochzeitslocation um ein Hotel handelt müsst ihr bei der Locationbesichtigung unbedingt fragen wie viele Zimmer an eurem Hochzeitstermin noch frei sind und die Location darüber informieren wie viele Zimmer ihr benötigt.

Hotelzimmer für Gäste reservieren

In dem Artikel Pannen in der Hochzeitsplanung habe ich euch eine Geschichte erzählt aus der ich gelernt habe, dass man das wirklich frühzeitig klären sollte. Mit einem Abrufkontingent könnt ihr dann die Zimmer in dem Hotel reservieren, die eure Gäste dann buchen können.

Erfragt bei der Locationbesichtigung auch, ob für Transporter die Möglichkeit besteht direkt vor der Location zu halten und abzuladen. Besonders für den Hochzeits-DJ der viel Equipment dabei hat, für eine Band mit Instrumenten oder gar einer Bühne und für die Floristen und Dekorateure könnte das wichtig sein.

Technik & Sicherheit

Bei offiziellen Hochzeitslocations sollten bezüglich der Technik, Elektrik und der Sicherheit sowie Richtlinien zum Brandschutz alle Voraussetzungen gegeben sein, sodass ihr euch in dieser Hinsicht keine Gedanken machen müsst. In Locations wie Vereinsheimen, privaten Eventflächen, Outdoor-Locations oder einer Hochzeit in den eigenen vier Wänden, müsst ihr allerdings einiges beachten bzw. der Sache auf den Grund gehen. Grundsätzlich müssen ausreichend Steckdosen für den Hochzeits-DJ, die Band, für die Lichter, bestimmte Show-Acts und eventuell für das Warmhalten der Speisen, vorhanden sein. Auch die Stärke des Stroms spielt eine Rolle.

Bei großen Events müssen natürlich auch Sicherheitsrichtlinien eingehalten werden. Fluchtwege, Erste-Hilfe-Ausstattung und Feuerlöscher sollten gegeben sein. Für eine professionelle Hochzeitslocation spricht, wenn sie euch in dieser Hinsicht aufklärt und informiert. Zum Thema Hochzeit in den eigenen vier Wänden und einer Gartenhochzeit könnt ihr hier nochmal einiges nachlesen:

Tipps für die Hochzeit im eigenen Garten

Gartenhochzeit: Tipps für eine Hochzeit in den eigenen vier Wänden

Ausstattung & Möblierung

In der Regel sollte es so sein, dass ihr vor der Locationbesichtigung anhand von Bildern im Internet feststellen konntet, ob euch die Einrichtung und Gestaltung der Location gefällt. Natürlich gibt es immer Einrichtungselemente die vielleicht eher weniger gefallen. Wenn dem so ist, dann fragt bei der Locationbesichtigung nach inwieweit sich die Location selbst gestalten lässt. Wenn beispielsweise Dekorationen an den Wänden befestigt sind, die euch nicht gefallen dann erfragt ob diese für eure Hochzeit abgehängt oder überhangen werden dürfen.

Dann solltet ihr bei der Besichtigung noch die Zusatzleistungen erfragen. Dazu gehören Dinge, die ihr über die Location beziehen könnt, wie Stuhlhussen, Tischdecken, Geschirr, Sonnenschirme, Zelte, Möbel und Garnituren und so weiter. Dazu muss aber gesagt werden, dass die Nutzung von Stuhlhussen bei den Locations manchmal teurer ist als wenn ihr sie bei einem Verleih-Service organisiert. Vergleicht deshalb hierbei die Preise.

Ist alles vorhanden?

Zwecks der Einrichtung wäre es noch hilfreich wenn ihr fragt, ob die Tische runde oder eckige Tische sind. Auch ob es Kinderstühle und Hochstühle für Babys gibt könnte wichtig sein. Wo das Buffet aufgebaut wird, falls ihr ein Buffet machen möchtet und auch wo Candy Bar oder Salty Bar, die Hochzeitstorte und der Geschenketisch aufgebaut werden können, solltet ihr herausfinden. Bei selbst mitgebrachten Speisen und Getränken, wie Hochzeitstorte oder Cocktail Bar müsst ihr die zusätzlichen Kosten besprechen. Hierfür wird nämlich meist ein Tellergeld pro Person berechnet. Alles zum Thema zusätzliche und versteckte Kosten bei der Hochzeitslocation findet ihr hier: Versteckte Kosten bei den Hochzeitslocations: Darauf solltet ihr achten!

Wo findet alles statt?

Falls ihr einen Nebenraum für die Kinderbetreuung oder als Lager benötigt, dann fragt auch hierfür nach ob euch ein zweiter Raum zur Verfügung gestellt werden kann. Des Weiteren solltet ihr bei der Locationbesichtigung schauen, wo der Sektempfang stattfinden kann. Dafür benötigt ihr eventuell auch Stehtische. Diese werden entweder von der Location gestellt oder ihr müsst sie selbst noch besorgen. Stehtische werden meist auch mit Hussen bezogen, weil sie dafür eleganter aussehen. Bringt deshalb auch in Erfahrung, ob solche ebenfalls von der Location gestellt werden. In manchen Locations ist es aus Brandschutzgründen nicht erlaubt die Decken mit Tüchern, Luftballons, Lampions oder Lichterketten zu behängen. Falls ihr das also vor habt fragt bei der Locationbesichtigung für die Hochzeit danach.

Hauseigene Gastronomie oder Catering-Service?

Falls die Hochzeitslocation eine hauseigene Gastronomie hat dann vereinbart vor Buchung der Location unbedingt ein Probeessen. Klärt ab, ob ihr ein Menü oder Buffet möchtet. Alles zum Thema Probeessen in der Hochzeitslocation findet ihr hier: Probeessen in der Location: Das müsst ihr darüber wissen!

Bei dem Hochzeitsessen können Kosten für das Personal, den Service und die Ausstattung berechnet werden. Erfragt bei der Besichtigung ob diese Punkte als Pauschale oder pro Stunde berechnet werden. Vergesst auch nicht nach dem Nachtzuschlag zu fragen, da der Preis in den späten Abendstunden für das Personal höher sein wird. Aber auch hierzu könnt ihr in unserem Gastbeitrag bei Einfach Freddy, einem bekannten Hochzeits-DJ aus dem Rhein Main Gebiet, genaueres nachlesen: Versteckte Kosten bei den Hochzeitslocations

Keine eigene Gastronomie?

Wenn die Hochzeitslocation keine eigene Gastronomie bietet müsst ihr einen Catering-Service in Anspruch nehmen. Bevor ihr das plant solltet ihr bei der Location nachfragen, ob sie Partner-Caterer haben, die man in Anspruch nehmen MUSS. Sollte dies nicht der Falls sein könnt ihr euch einen Caterer aussuchen.

Zusammen mit dem Caterer entscheidet ihr dann genauso, ob Menü oder Buffet und welche Speisen angeboten werden. Vereinbart auch mit einem Caterer ein Probeessen. Das ist ganz wichtig! Solltet ihr auch Servicepersonal über den Caterer buchen fragt hier die gleichen Kosten ab. Mit der Location und dem Caterer sollte dann besprochen werden wo sie sich aufbauen können und ob alles in der Location vorhanden ist, was benötigt wird.

Alles zum Thema Hochzeits-Catering findet ihr hier: Hochzeits-Catering: Location ohne Gastronomie?

Gibt es eine Sperrstunde?

Außerdem solltet ihr nach der Sperrstunde fragen. Bei manchen Locations gibt es eine Sperrstunde zu der die Musik ausgeschaltet werden muss oder sogar das ganze Event beendet sein muss.

Soll die freie Trauung und/oder die Hochzeitsfeier draußen im Freien stattfinden?

Bei einer Hochzeit unter freiem Himmel ist es nochmal wichtiger solche Dinge wie Technik, Erreichbarkeit der Location und Aufbaumöglichkeiten für Hochzeits-DJ, Band, Bühne etc zu klären.

Gibt es eine Schlecht-Wetter-Alternative?

Habt bei einer Hochzeit im Freien einen Plan B bei schlechtem Wetter. Eine Hochzeitslocation in der ihr sowohl den Saal drinnen als auch den Außenbereich nutzen könnt ist daher optimal. Sollte es keinen Saal geben wäre es sinnvoll Zelte zu mieten und parat zu haben, falls das Wetter nicht mitspielt. Was ihr bei einer Hochzeit im Zelt alles beachten müsst findet ihr hier: Hochzeit im Zelt: Das solltet ihr beachten!

Lassen sich Heizung und Klimaanlage individuell regulieren?

Je nach den aktuellen Temperaturen ist es natürlich angenehm wenn sich die Heizung und die Klimaanlage bei Bedarf individuell regulieren lassen. Auch das könnt ihr bei der Locationbesichtigung für die Hochzeit erfragen.

Bis wann muss alles wieder abgebaut sein?

In der Regel muss am nächsten Tag die Location relativ früh wieder geräumt sein. Informiert euch bei eurer Location über die genauen Abläufe. Wann muss die Location geräumt werden? Muss die Location selbst gereinigt werden? Was kostet die Endreinigung der Location?

Ist der Ansprechpartner die ganze zeit vor Ort?

Optimal wäre, wenn ihr einen Zeremonienmeister habt, der vor Ort alles koordiniert. Oder zumindest ein Ansprechpartner der Hochzeitslocation sollte vor Ort sein und für Fragen zur Verfügung stehen. Fragt deshalb bei der Locationbesichtigung für die Hochzeit nach, ob es über den ganzen Tag hinweg einen Ansprechpartner gibt.

Fragt generell nach allen Kosten, die Miete, Leihgebühren, Tellergeld, Nachtzuschlag, Endreinigung und so weiter. Lasst euch das am besten alles schriftlich geben oder notiert es euch vor Ort. Unterschreibt nie voreilig einen Vertrag und lest immer auch das Kleingedruckte. Eine Nacht darüber zu schlafen wird immer empfohlen. Scheut euch nicht davor Fragen zu stellen. Es ist eure Hochzeit!

Gern könnt ihr euch auch mein YouTube Video zum Thema Fragen an die Hochzeitslocation anschauen:

https://www.youtube.com/watch?v=_QhG0UQO1DE

Mit diesen Informationen solltet ihr gut auf eine Locationbesichtigung für die Hochzeit vorbereitet sein. Lieber zu viele als zu wenige Fragen stellen. Die Checkliste kann euch dabei helfen vor Ort nichts zu vergessen. Wie schon erwähnt, ist es wichtig die Verträge genau zu lesen. Denkt in Ruhe darüber nach und stellt Rückfragen. Wir hoffen wir konnten euch bei eurer Hochzeitsplanung weiterhelfen. Solltet ihr noch Fragen haben, könnt ihr sehr gern eine Nachricht oder einen Kommentar schreiben.

Liebe Grüße

eure Carina & Bella 🙂