Gästeliste Hochzeit: 5 Tipps um den Überblick zu bewahren!

Die Gästeliste wird länger und länger. Der Budgetplan wird gesprengt. Aber letztendlich wollt ihr nicht jeden einladen. Was tun, wenn es an die Planung der Gästeliste für die Hochzeit geht? Geht es euch auch so, dass sich die Planung der Gästeliste Hochzeit doch schwieriger gestaltet als erwartet?

Meistens ist es so, dass man anfängt die engste Familie, wie Eltern, Geschwister und Großeltern aufschreibt. Das natürlich seitens der Braut und seitens des Bräutigams. Bei getrennten Eltern verdoppelt sich das Ganze dann, weil die Elternteile jeweils ihren Partner mitbringen. Hinzukommen dann Tanten, Onkel, Cousinen und Cousins. Auch hier kommen die jeweiligen Partner hinzu. Nicht zu vergessen, können bei all den genannten Personen noch Kinder hinzugezählt werden. Was die Verwandtschaft angeht, sofern sie sich im Rahmen halten lässt, werden meistens keine Abstriche gemacht. Verständlicherweise!

Gästeliste Hochzeit erstellen: 5 Tipps!

Im Schnitt können das allein schon, inklusive des Brautpaares, um die 40 Personen sein. Aber das war noch nicht alles. Freunde, Bekannte, Kollegen und jeweilige Partner kommen ebenfalls auf die Gästeliste für die Hochzeit. Um euch hierbei einfach ein bisschen einen Überblick zu verschaffen, worauf ihr bei der Planung der Gästeliste achten solltet, habe ich wichtige Punkte gesammelt, die hilfreich sein könnten.

Gästeliste für die Hochzeit schriftlich erstellen!

Was ich euch prinzipiell rate ist, eine schriftliche Gästeliste anzufertigen, sobald es nach der Verlobung an die Hochzeitsplanung geht. Mithilfe einer Gästeliste könnt ihr viel besser kalkulieren wenn es um den Budgetplan, die Hochzeitslocation, das Hochzeitsessen und weitere geht. Mit einer Gästeliste für die Hochzeit könnt ihr viel besser den Rahmen eurer Hochzeit bestimmen und ermitteln, ob sich eure Wünsche mit dieser Gästeanzahl umsetzen lassen.

Besonders für die Budgetplanung ist die Gästeanzahl entscheidend. Denn umso mehr Gäste, desto teurer wird es am Ende. Angefangen von der Hochzeitstorte, die in größerem Umfang angefertigt werden muss, wenn die Gästeanzahl höher ist, bis zur Hochzeitslocation, die entsprechend viele Personen fassen können muss. Die Gästeanzahl ist wirklich sehr wichtig für die gesamte Hochzeitsplanung. Vieles richtet sich danach aus. Um die Ausgaben für die Hochzeitslocations, die infrage kommen, die Hochzeitstorte, das Catering, die Dekoration und so weiter gut ermitteln zu können, ist es das A und O eine realistische Gästeliste Hochzeit anzufertigen.

Nur einladen, auf wen ihr nicht verzichten könnt!

Grundsätzlich möchte ich euch ans Herz legen wirklich nur die Menschen einzuladen, die ihr auf eurer Hochzeit unbedingt dabei haben müsst. Damit meine ich wirklich nur die Menschen auf die ihr nicht verzichten könnt. Ladet auf keinen Fall Personen aus reiner Verpflichtung ein oder damit ihr kein schlechtes Gewissen haben müsst. Vor allem ist wichtig, dass ihr euch bei der Planung der Gästeliste für die Hochzeit nicht von außen reinreden lasst. Mit wem ihr eure Hochzeit erlebt entscheidet ihr als Brautpaar. Da hat weder die Brautmama, noch die Schwiegermama in spe, geschweige denn jemand anderes mitzureden.

Oft erfahre ich, dass es bezüglich der Gästeliste für die Hochzeit zu Unstimmigkeiten kommt. Erstmal: Das ist ganz normal! Macht euch nicht verrückt und versucht ruhig zu bleiben. Ihr müsst euch das so vorstellen, wie es auch mit dem Brautkleid ist. Jeder hat einen anderen Geschmack und eine andere Meinung. Aber es geht hier nur um die Braut, die das Kleid letztendlich tragen wird. Genauso wenig wie ihr euch hier reinreden lassen solltet, ist es auch mit der Gästeliste. Auf eurer Hochzeit sollt ihr euch wohlfühlen und es ist einfach Fakt, dass nicht jeder beliebige Mensch in eurem Umfeld das Privileg genießen darf, den wichtigsten Tag EURES Lebens mitzufeiern.

Eure Hochzeit ist schließlich nicht irgendein Event auf dem irgendwas gefeiert wird, sondern es ist eure Hochzeit, auf der ihr und eure Liebe zueinander gefeiert wird. Seid euch bewusst, dass dieser eintägige Moment ein ganz privater, intimer und emotionaler für euch ist. Wollt ihr diesen Tag wirklich mit euren Arbeitskollegen verbringen und um die 100 Euro pro Person für ihre Verköstigung hinblättern?

Bedenkt auch, dass die meisten eurer Gäste nicht allein kommen, sondern eine Begleitung mitbringen. Das bedeutet: Doppelte Kosten!

Gästeliste in Gruppen einteilen!

Um euch ein bisschen den Druck und das Chaos hinter der Gästeliste für die Hochzeit zu nehmen, empfehle ich euch die Gästeliste zu kategorisieren. Also kein Stress! Ihr müsst nicht sofort entscheiden, wer von der Liste fliegt 😀 und könnt trotz allem erst einmal alle drauf schreiben, auch wenn ihr wisst, dass es zu viele werden würden. Kategorien wie, “Familie”, “Muss unbedingt dabei sein”, “entfernte Verwandtschaft”, “Freunde”, “Arbeitskollegen” und “Kann dabei sein” helfen euch dabei einen Überblick zu bewahren. Ihr habt mit der Gruppierung quasi mehrere Varianten, die ihr durchsprechen könnt.

Was wäre wenn wir alle einladen, reicht unser Budget dafür? Sind die möglichen Locations groß genug? Was wäre wenn wir die Personen die unter “Muss nicht unbedingt dabei sein” weglassen? Lässt sich die Hochzeit dann optimal umsetzen? Welchen Unterschied macht das? Und finden wir eine Lösung, trotzdem alle dabei zu haben? Einen Tipp hierzu bekommt ihr gleich.

Auch wenn euch diese Vorgehensweise vielleicht ein schlechtes Gewissen bereitet. Bedenkt bitte, dass ihr für jeden weiteren Gast sowohl für die Location, das Essen, die Getränke, die Hochzeitstorte draufzahlt. Wenn ihr beispielsweise bei 15 Personen, die nicht unbedingt dabei sein müssen, euer Budget sprengen würdet und dafür auf etwas anderes verzichten müsstet, wäre das wirklich schade. Ihr gebt pro Person circa 100 Euro aus. Überlegt euch daher gut, ob ihr zum Beispiel lieber den tollen DJ oder Fotografen, die süße Location oder das teurere Hochzeitsmenü buchen möchtet oder den ein oder anderen Gast mehr auf der Hochzeit haben möchtet?

Manche Gäste ausschließlich zur Trauung einladen!

Ich kann nachvollziehen, dass es schwer ist einfach mal eben so auszusortieren. Immerhin ist dieser Tag einmalig und man will natürlich all seine Liebsten dabei haben, selbst wenn es die alte Schulfreundin ist, mit der man nicht mehr den größten Kontakt hat. Wenn ihr trotzdem unbedingt JEDEN dabei haben möchtet, dann habe ich hier zwei Alternativen für euch.

Zum einen könnt ihr einen Teil eurer Gäste nur zur Trauung einladen. Das bedeutet, dass sie mit allen anderen zwar an der Trauung teilnehmen, zur anschließenden Hochzeitsfeier aber nicht eingeladen sind. In euren Einladungen könnt ihr das ganz einfach mit einem Einleger kommunizieren. Entweder bekommen alle die gleiche Einladung und die Gäste die auch zur Hochzeitsfeier eingeladen sind haben einen extra Einleger in ihrer Einladung. Oder ihr schreibt unterschiedliche Einladungen. Auf der Einladung, die nur zur Trauung einlädt, steht dann zum Beispiel, dass die anschließende Hochzeitsfeier nur um engsten Kreis stattfindet.

Die andere Alternative wäre, dass ihr einen Polterabend veranstaltet zu dem ihr ALLE einladet. Natürlich bedeutet ein Polterabend nochmal zusätzliche Kosten, aber ich denke, im Vergleich zur offiziellen Hochzeit, kommt ihr auf diese Weise günstiger. Beim Polterabend könnt ihr ganz ausgelassen mit ALLEN feiern und das ist doch auch viel wert!

Gästeliste Hochzeit so detailliert wie möglich gestalten!

Als letzten Tipp möchte ich euch bezüglich der Gästeliste Hochzeit noch mitgeben so viele Infos wie möglich zu den jeweiligen Gästen zu notieren. So behaltet ihr direkt den Überblick, wenn es dann um Details geht. Solche Details können Adressen für Dankeskarten sein, Allergien wegen des Hochzeitsessens, die Sprache die gesprochen wird wegen der Sitzordnung und natürlich wegen der Zu-und Absagen. Fertigt eure Gästeliste daher am besten von Anfang an mit verschiedenen Spalten für diese Details an. So entsteht kein Wirrwarr und ihr müsst nicht alles doppelt und dreifach notieren.

Das waren meine fünf wichtigsten Tipps, die ich euch bei der Planung der Gästeliste Hochzeit ans Herz legen kann. Ich bin mir sicher, dass ihr euch die Planung um einiges erleichtert, wenn ihr mit diesen Punkten vorgeht. Ihr erspart euch damit nicht nur Nerven, sondern auch Zeit! Und vergesst nicht, egal was kommt, es ist erstens EURE Hochzeit und zweitens könnt ihr es sowieso nicht jedem Recht machen. Umso wichtiger ist, dass ihr euch mit euren Entscheidungen wohlfühlt.

Allgemeine Tipps zur Hochzeitsplanung:

Allgemeine Tipps zur Hochzeitsplanung findet ihr hier:

Mit diesen sechs Schritten solltet ihr die Hochzeitsplanung beginnen

Infos über meinen Alltag als Hochzeitsplanerin findet ihr hier:

Hochzeitsplaner Rhein Main Gebiet: So sieht mein Alltag aus!

Wie ihr den richtigen Hochzeitsplaner findet, erfahrt ihr hier:

Hochzeitsplaner Frankfurt: So findet ihr den Richtigen!

Wann ein Wedding Planner sinnvoll ist, könnt ihr hier nachlesen:

Wedding Planner: Wann ist ein Wedding Planner sinnvoll?

Ganz liebe Grüße,

eure Carina & Bella 🙂